Mempersiapkan Rapat Kerja, Efektif dan Efisien

Rapat kerja adalah hal penting dan harus dilakukan secara rutin demi keberhasilan sebuah tugas. Bahkan mempersiapkan rapat kerja agar efektif dan efisien juga sama pentingnya dalam sebuah rapat. Sebab rapat yang terlalu lama tanpa solusi yang jelas, hanya akan membuat para pesertanya terbebani. Lalu, bagaimana cara mengubahnya?
Rapat yang pembahasanya melantur kesana-kemari tanpa arah akan menjadi suatu siksaan tersendiri bagi mereka yang menghadirinya. Pada garis besarnya, para pakar menekankan agar pembicaraan pada rapat yang sering keluar konteks dan tidak terstruktur diubah menjadi lebih terfokus dan terstruktur.
Menurut mereka, sebuah rapat yang efektif harus berlandaskan pada:

1. Menggunakan waktu secukupnya dalam membuat keputusan.
2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan.
3. Menekankan objektifitas dan hasil yang diharapkan.
Pemimpin rapat dapat menciptakan rapat yang lebih efektif dengan menggunakan cara-cara praktis yang telah mendapat rekomendasi dari para top manajer, pakar bisnis, dan buku-buku yang membahas ini. Cara ini bahkan bisa langsung diterapkan untuk mendapatkan solusi yang lebih cepat dan lebih efektif.
Agenda Rapat
Tidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa agenda yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi yang tepat. Bukan hanya sketsa, tetapi juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan. Sehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat.
Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan dengan lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda yang ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal ini sangat rentan melenceng.
Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah dialami saja. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang bermasalah, bahkan yang tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang tidak bermasalah pun terpaksa harus bebicara di dalam rapat.
Komunikasi
Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu. Sehingga peserta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di dalam rapat.
Jadwal Rapat
Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat waktu dan mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.
Perhatikan Situasi
Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi juga ada manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat bisa cepat selesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat, tetapi bagaimana kita mempu mempertemukan pendapat yang berbeda dengan situasi yang nyaman dan kondusif.
Pengambilan Suara
Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan keputusan. Pengambilan suara dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak memperlihatkan gambaran keputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum melakukan proses pengambilan keputusan, voting akan lebih mempercepat pengambilan keputusan, sehingga mereka harus siap menerima apapun keputusannya.
Batasi Masalah Diskusi
Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat yang berbeda pula. Saat membuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan membahas permasalahan tertentu. Topik yang memerlukan diskusi, dilakukan pada rapat yang khusus mendiskusikan masalah tersebut.
Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan suara. Pembatasan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari solusi dan menetapkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun memuaskan. Dan rapat pun telah berjalan secara efektif dan efisien.